O que é o ciclo de vida de registros?
Um ciclo de vida de registros descreve cada fase de um documento, da criação à destruição. Ajuda as empresas e agências de plano para armazenamento, proteção, recuperação e destruição de informações em diferentes fases. Sistemas de gerenciamento de ciclo de vida de registros tipicamente controlam grandes quantidades de informação de forma conveniente e segura. Planejamento comumente ocorre antes do ciclo de vida de registros dos processos de gestão são implementados. Incorporar os procedimentos de rotinas diárias mantém registros sob controle e seguro. Comumente este planejamento inclui técnicas para coleta, organização, manutenção e disposição ao longo do ciclo de vida de registros.
A definição de registros inclui fotos, gráficos, mapas, filmes e fitas de áudio e visuais. Um registro equivale a tudo o que pode ser reproduzido, geralmente com o auxílio de outros equipamentos. Define dados de dentro de uma organização ou de fontes externas, e um registro pode ser consideradas como oficial ou não oficial. Registros oficiais geralmente denotam informações com uma expectativa de vida designada.
Registros oficiais incluem documentos financeiros de uma agência pública, juntamente com outras informações definidas por lei como um registro público. Informações legais que poderiam ser usadas em tribunal podem também cair sob a classificação de um registro oficial que deve ser mantida. Leis em muitas jurisdições mandato cronogramas para a preservação de registros oficiais, tais como os registros do tribunal.
Os registros são criados a partir de e-mails, telefonemas gravadas, impressos e outros dados, mostrando como evoluiram a decisões. Algo que possa ser útil para uma empresa ou organização no futuro é geralmente mantido de acordo com o seu ciclo de vida de registros. Com os avanços na tecnologia, entidades comumente armazenam registros eletronicamente para eliminar a necessidade de áreas de armazenamento de papel.
Organizar informações e seus determinantes de uso em gerenciamento do ciclo de vida de registros. Um registro deve ser catalogado ou arquivado para uma fácil recuperação quando for necessário ou solicitado. Formulários, correspondência e cópias duplicadas são geralmente armazenadas usando um sistema de arquivamento que é fácil de entender e navegar.
Esses registros também exigem um plano de manutenção e proteção, especialmente para dados que representa informações valiosas com um ciclo de vida de registros permanentes. Em muitas regiões, os registros com valor histórico são arquivados nos repositórios do governo. Exemplos desses documentos incluem documentos presidenciais e registros de nascimento e morte.
Quando dados chega ao fim do seu ciclo de vida, a destruição é permitida. Eliminação pode ser apropriada para projectos de documentos ou materiais utilizados para preparar registros oficiais. Duplicatas também podem ser destruídas após o original foi preservado de alguma forma. Algumas empresas utilizar prestadores de serviços independentes para acompanhar a expectativa de vida de um registro.
A definição de registros inclui fotos, gráficos, mapas, filmes e fitas de áudio e visuais. Um registro equivale a tudo o que pode ser reproduzido, geralmente com o auxílio de outros equipamentos. Define dados de dentro de uma organização ou de fontes externas, e um registro pode ser consideradas como oficial ou não oficial. Registros oficiais geralmente denotam informações com uma expectativa de vida designada.
Registros oficiais incluem documentos financeiros de uma agência pública, juntamente com outras informações definidas por lei como um registro público. Informações legais que poderiam ser usadas em tribunal podem também cair sob a classificação de um registro oficial que deve ser mantida. Leis em muitas jurisdições mandato cronogramas para a preservação de registros oficiais, tais como os registros do tribunal.
Os registros são criados a partir de e-mails, telefonemas gravadas, impressos e outros dados, mostrando como evoluiram a decisões. Algo que possa ser útil para uma empresa ou organização no futuro é geralmente mantido de acordo com o seu ciclo de vida de registros. Com os avanços na tecnologia, entidades comumente armazenam registros eletronicamente para eliminar a necessidade de áreas de armazenamento de papel.
Organizar informações e seus determinantes de uso em gerenciamento do ciclo de vida de registros. Um registro deve ser catalogado ou arquivado para uma fácil recuperação quando for necessário ou solicitado. Formulários, correspondência e cópias duplicadas são geralmente armazenadas usando um sistema de arquivamento que é fácil de entender e navegar.
Esses registros também exigem um plano de manutenção e proteção, especialmente para dados que representa informações valiosas com um ciclo de vida de registros permanentes. Em muitas regiões, os registros com valor histórico são arquivados nos repositórios do governo. Exemplos desses documentos incluem documentos presidenciais e registros de nascimento e morte.
Quando dados chega ao fim do seu ciclo de vida, a destruição é permitida. Eliminação pode ser apropriada para projectos de documentos ou materiais utilizados para preparar registros oficiais. Duplicatas também podem ser destruídas após o original foi preservado de alguma forma. Algumas empresas utilizar prestadores de serviços independentes para acompanhar a expectativa de vida de um registro.