O que é suporte de Front Office?
Suporte de front office implica uma série de funções de trabalho que são necessárias para manter as operações diárias de um negócio funcionando sem problemas. Essas tarefas incluem frequentemente a atender telefonemas de telefone do cliente para os serviços adequados, respondendo às perguntas do cliente, apresentação de documentos, inserção de dados para programas de software de computador relevantes e processamento de transações financeiras. Vários tipos de tarefas de suporte do escritório de frente são adaptados às diferentes empresas e organizações. Médica, jurídica, educacional e pequenos negócios frente escritórios têm responsabilidades exclusivas, embora o objetivo geral de um escritório de frente é para apresentar ao público uma imagem profissional e eficiente da organização. Vários trabalhos de front office incluem aqueles de assistentes administrativos, recepcionistas e balconistas. Estes trabalhos geralmente vêm com diferentes níveis de responsabilidade, dependendo da experiência do empregado e da educação, e os direitos associados podem sobrepor às vezes para o pessoal de front office em pequenas organizações. Os arquivistas muitas vezes são responsáveis por manter organizado os registros de documentos impressos e entrando no atual informações de clientes em programas de banco de dados ou planilha de computador. Recepcionistas, principalmente, receber clientes entrando em front office e atender chamadas de telefone, e eles também geralmente transferir chamadas para outros departamentos através de um sistema de telefone multi-linha. Assistentes administrativos podem executar esses arquivos e tarefas de serviço do cliente, além de organizar programações diárias do seu empregador e uma variedade de documentos de processamento de texto.
Dependendo do tamanho e recursos de uma determinada empresa, o pessoal de apoio de recepção pode também ser responsável por alguns tipos de operações financeiras do cliente. Eles podem processar pagamentos de cartão de crédito para produtos ou serviços e clientes da questão seus recibos para esses pagamentos. Algumas organizações que terceirizam seu processamento de folha de pagamento podem exigir um dos seus trabalhadores de apoio do front office para pegar os cheques acabados da companhia de folha de pagamento. Este empregado às vezes é responsável por distribuir os controlos para o resto do escritório em tempo hábil.
Desde que um sistema de suporte de recepção é uma parte importante de qualquer organização, muitas empresas conduzam uma análise de recepção em intervalos regulares. Este tipo de estudo de controle de qualidade examina a eficiência, organização e profissionalismo do pessoal do escritório e formula maneiras de fazer as melhorias necessárias. Resultados de uma análise de recepção às vezes formam a base para a promoção e pagam as decisões de aumento para os funcionários da recepção. Escritório pessoal de apoio que recebem positiva comentários da análise são geralmente aqueles que são capazes de interagir com os clientes, trabalhar juntos como uma equipe e exercer as suas funções com alguns eventuais erros.
Dependendo do tamanho e recursos de uma determinada empresa, o pessoal de apoio de recepção pode também ser responsável por alguns tipos de operações financeiras do cliente. Eles podem processar pagamentos de cartão de crédito para produtos ou serviços e clientes da questão seus recibos para esses pagamentos. Algumas organizações que terceirizam seu processamento de folha de pagamento podem exigir um dos seus trabalhadores de apoio do front office para pegar os cheques acabados da companhia de folha de pagamento. Este empregado às vezes é responsável por distribuir os controlos para o resto do escritório em tempo hábil.
Desde que um sistema de suporte de recepção é uma parte importante de qualquer organização, muitas empresas conduzam uma análise de recepção em intervalos regulares. Este tipo de estudo de controle de qualidade examina a eficiência, organização e profissionalismo do pessoal do escritório e formula maneiras de fazer as melhorias necessárias. Resultados de uma análise de recepção às vezes formam a base para a promoção e pagam as decisões de aumento para os funcionários da recepção. Escritório pessoal de apoio que recebem positiva comentários da análise são geralmente aqueles que são capazes de interagir com os clientes, trabalhar juntos como uma equipe e exercer as suas funções com alguns eventuais erros.